Bei der Erstellung der Dienstpläne steht man immer wieder vor der Herausforderung, die gesetzlichen Regelungen berücksichtigen zu müssen. Schnell kann es passieren, dass man aus Unwissenheit dagegen verstößt oder aus Unsicherheit Opportunitäten verpasst, personelle Engpässe durch Ausschöpfung der Möglichkeiten zu umgehen. 

Aus diesem Grund haben wir die wichtigsten Gesetze zum Thema Urlaubsanspruch für alle Planer und Interessierte zusammengetragen. Bitte beachten Sie, dass darüber hinaus Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen existieren können, die diese allgemeingültigen Rahmenbedingungen möglicherweise beeinflussen. Außerdem handelt es sich hierbei um eine reine Betrachtung aus einsatzplanerischer Sicht. Anforderungen an vorgeschriebenen Lohn- & Gehaltsansprüchen oder anderen Ansprüchen werden hier nicht berücksichtigt. 

Urlaubsanspruch 

Der gesetzlich vorgeschriebene Mindesturlaub beträgt – gemessen an einer 6 Tage Woche – 24 Arbeitstage. Bei einer 5 Tage Woche wären es demzufolge 20 Arbeitstage. Liegt eine andere Wochenarbeitszeit vor ist der Urlaubsanspruch entsprechend umzurechnen, sodass ein Mindestanspruch von 4 Arbeitswochen erreicht wird: 

• 6 Arbeitstage pro Woche: 24 Urlaubstage (Arbeitstage) 
• 5 Arbeitstage pro Woche: 20 Urlaubstage (Arbeitstage) 
• 4 Arbeitstage pro Woche: 16 Urlaubstage (Arbeitstage) 
• 3 Arbeitstage pro Woche: 12 Urlaubstage (Arbeitstage) 
• 2 Arbeitstage pro Woche: 08 Urlaubstage (Arbeitstage) 
• 1 Arbeitstage pro Woche: 04 Urlaubstage (Arbeitstage) 

Darüber hinaus gilt es Sonderregelungen für Schwerbehinderte (§208 SGB IX) und Jugendliche (§19 Jugendarbeitsschutzgesetz) zu beachten, die durch zusätzliche Gesetze ergänzt werden. 

Resturlaub 

Aufgrund dringender betrieblicher Gründe kann der Urlaub ins Folgejahr übertragen werden. Dieser übertragene Urlaub muss jedoch bis Ende März genommen werden. 

Achten Sie darauf, dass Mitarbeiter Ihren Urlaubsanspruch auch im aktuellen Kalenderjahr nachkommen. So gehen Sie der Fürsorgepflicht gegenüber Ihren Mitarbeitern nach, mindestens den gesetzlich vorgeschriebenen Mindesturlaub pro Jahr zu nehmen. Des Weiteren muss für jeden mitgenommen Urlaubstag ins nächste Jahr eine Rückstellung in der Bilanz gebildet werden. 

Tipp: Schreiben Sie Ihrem Mitarbeiter am Ende des 3. Quartals einen kurzen Reminder falls noch ungeplante Urlaubstage vorliegen. Für größere Unternehmen empfiehlt sich ein entsprechend automatisierter Prozess. 

Muss der Urlaubswunsch genehmigt werden? 

Urlaub muss entsprechend dem Wunsch des Mitarbeiters gewährt werden, sofern dem keine dringenden betrieblichen Belange oder Urlaubswünsche anderer Mitarbeiter, die unter sozialen Gesichtspunkten den Vorrang verdienen, entgegenstehen. Unter betrieblichen Belangen versteht man hierbei eine erhebliche Beeinträchtigung des Betriebsablaufs (z.B. drohende Produktionsausfälle oder Personalengpässe in der Hochsaison). Zu den sozialen Gesichtspunkten zählen Alter, Dauer der Betriebszugehörigkeit, Zahl der schulpflichtigen Kinder, Berufstätigkeit des Ehegatten und Gesundheitszustand des Arbeitnehmers. 

Beispiel: Herr Mustermann, 23, ledig, kinderlos gibt einen Urlaubswunsch für die ersten beiden Wochen in den Sommerferien ab. Zur gleichen Zeit hat Frau Meyer 34, Mutter von 2 Kindern, alleinerziehend ebenfalls Urlaub beantragt. In diesem Fall kann der Urlaubswunsch von Frau Meyer aufgrund sozialer Gesichtspunkte den Vorzug erhalten. 

Erkrankung während des Urlaubs 

Erkrankt ein Arbeitnehmer während des Urlaubes, wird der Urlaub für die Dauer der Krankheit unterbrochen und es findet keine Reduktion des Urlaubszeitkontos statt. Dies sollte jedoch durch ein ärztliches Attest nachgewiesen werden. Liegt dieses nicht vor, hat der Arbeitgeber das Recht, alle eingereichten Urlaubstage als genommen zu verbuchen. 

Anspruch bei Kündigung 

Im Kündigungsfall hat der Arbeitnehmer das Anrecht seinen Urlaub zu nehmen. Dieses Anrecht besteht, unabhängig davon ob die Kündigung durch den Arbeitnehmer oder den Arbeitgeber ausgesprochen wurde. Ist der Abbau des Urlaubsanspruches nicht im vollen Umfang möglich, ist dies entsprechend monetär abzugelten.  

Der volle Urlaubsanspruch wird nach einem halben Jahr Betriebszugehörigkeit erworben. Scheidet der Mitarbeiter also nach 6-monatiger Betriebszugehörigkeit und nach dem 30.06. aus dem Unternehmen aus, hat er vollen Urlaubsanspruch. Lediglich 1/12 des Jahresurlaubs stehen ihm zu, wenn: 

• das Arbeitsverhältnis erst nach dem 01.07. begonnen wird. 
• das Arbeitsverhältnis innerhalb der erste 6. Monate wieder beendet wird. 
• das Arbeitsverhältnis vor dem 30.06. endet. 

Urlaubsansprüche beziehen sich auf ein Kalenderjahr, nicht auf den Arbeitgeber. Hat ein Mitarbeiter seinen Jahresurlaubsanspruch aufgebraucht und wechselt den Arbeitgeber, so hat er beim neuen Arbeitgeber keinen Anspruch auf weiteren Urlaub.